Poco a poco estamos entrando en la fase de la llamada “nueva normalidad”. Muchos puestos de trabajo seguirán siendo presenciales y no sufrirán grandes cambios más allá de la implementación de medidas de seguridad e higiene relativas a la protección frente al Coronavirus.

Sin embargo, otros muchos profesionales verán como el porcentaje de tiempo trabajado en remoto se incrementará notablemente. Como consecuencia de ello, no solamente se están llevando a cabo procesos de selección cien por cien on-line sino que además veremos cómo el on-boarding a distancia se convierte en un proceso normal. Es decir, incorporaremos (ya se está haciendo) profesionales a nuestras empresas que no llegarán a pisar la oficina en mucho tiempo y cuando lo hagan, seguramente que en ellas no estarán el resto de sus compañeros al mismo tiempo.

Es por ello que el proceso de on-boarding debe adaptarse y evolucionar porque hasta ahora no concebíamos la posibilidad de dar la bienvenida a un nuevo profesional sin tener un contacto directo con él, sin enseñarle las instalaciones, sin presentarle a sus compañeros directos, etcétera.

iPhone on wooden surface

No olvidemos que, haciendo un ejercicio de empatía, el nuevo profesional tiene por naturaleza una situación de incertidumbre en el inicio de una nueva relación laboral y que, esta situación se agrava en el momento actual.

Generar confianza a distancia es, hoy por hoy, mucho más complicado que en un entorno clásico, presencial, de oficina. ¿No nos acordamos ya de las reticencias que teníamos de hacer compras on-line en su comienzo? ¿dar nuestros datos a no sabíamos quién y comprar algo que supuestamente recibiríamos en algún momento sin haberlo siquiera tocado, sentido, probado? Aunque a día de hoy sigue habiendo personas reticentes, el proceso de compra on-line forma parte también de una “nueva normalidad” que comenzó hace 26 años con Pizza-Hut y que hemos asimilado y optimizado, formando parte de nuestro día a día, de igual manera que sucederá con el on-boarding remoto y con muchos otros procesos en esta “nueva realidad distanciada”.

Para tratar que este nuevo método de on-boarding remoto mantenga la misma calidad que tenía la modalidad clásica y genere confianza al nuevo empleado, propongo cinco iniciativas básicas que deberemos tener en cuenta desde las áreas de Recursos Humanos / Personas / Felicidad:

  • Equipamiento: dotar al nuevo empleado del equipamiento necesario de manera previa. Mientras que antes lo habitual era entregar el ordenador y demás enseres el primer día, ahora debemos hacerlo varios días antes de la incorporación. Además, tendremos que establecer un sistema de entrega fiable y que cumpla con las medidas de seguridad establecidas. Podemos usar una empresa de mensajería o un punto de recogida que bien podría ser la propia oficina. Además, debemos hacerle entrega de aquel material de oficina que necesite. Parece una obviedad pero a veces se nos olvida que el teletrabajo no solo se compone de portátil, móvil y ratón. En la oficina es habitual trabajar también con material clásico de escritura: bolígrafo, cuaderno, agenda, etcétera. Si todo esto lo entregábamos o lo poníamos antes a su disposición, también debemos hacerlo ahora.
iPhone 5s near laptop
  • Presentación de la Compañía: impartir a través de una videoconferencia la formación/presentación de la empresa. Es muy recomendable que esta presentación esté en formato e-learning. De esta forma podremos enviar dicha presentación días antes de la incorporación y reforzarla con una reunión virtual posterior. Además, habrá que incluir en ella las medidas específicas de protección que la empresa ha tomado como consecuencia de la crisis del COVID 19.
  • Plan de Acogida: tener estructurado un plan de acogida adaptado a las necesidades del nuevo empleado y basado en establecer reuniones on line con sus principales interlocutores (responsable, compañeros de otras áreas, colaboradores, proveedores, clientes, etc.). En este sentido poco cambia respecto al proceso clásico, exceptuando que dichas reuniones se realizarán de forma telemática.
  • On-boarding presencial: no nos olvidemos que siempre habrá un primer día en la oficina para este nuevo empleado. Debemos asegurarnos que ese primer día también recibe una bienvenida y un acompañamiento para conocer las instalaciones.
grayscale photography of corporate room
  • Programa de mentoring: en mi opinión, este es el punto más importante, asignar un mentor al recién incorporado. El mentor funcionará como vehículo para asegurar que todos los pasos se realizan con éxito, será el referente y apoyo para resolver o canalizar cualquier necesidad que tenga el nuevo empleado. Antes, el programa de mentoring era algo más que recomendable para cualquier proceso de on-boarding. Ahora, más que nunca, es imprescindible. Me atrevería a decir que una empresa que no siga los primeros 4 pasos pero sí tenga un programa de mentoring sólido, tiene asegurado el on-boarding en cualquier situación.

Como se puede ver, los 5 pasos tienen tres palancas que están muy presentes en los recursos humanos actuales: Personas, Procedimientos y Tecnología.

Teniendo en cuenta lo expuesto, es fácil pronosticar que aquellas empresas que antes de esta crisis tuvieran bien diseñado y afianzado el proceso de on-boarding (cultura de mentoring, procedimiento de incorporación claro y maduro, presentación de acogida y formaciones en e-learning, agilidad en la dotación de equipamiento, etcétera) tendrán una adaptación mucho más fácil y rápida a esta nueva situación y serán más capaces de generar confianza al recién incorporado. 

Me gustaría saber qué iniciativas nuevas está tomando tu empresa en relación con la acogida de los nuevos empleados ¿se está adaptando bien a la nueva situación? ¿tú cómo lo harías como profesional de Recursos Humanos/Personas/Felicidad? Como empleado recién incorporado, ¿cómo te gustaría que fuera?